KL-2/20 körlevél

Tisztelt Partnerünk!

Tekintettel a COVID-19 vírus járványügyi helyzetre, Partnereink és Munkatársaink egészségvédelme érdekében a Biokontroll az ellenőrzésekkel kapcsolatban a következő intézkedést hozta, amely segítségével biztosítani tudja – együttműködésük esetén – az ökológiai termékek forgalmazásához nélkülözhetetlen tanúsítást, eleget tud tenni az állam felé a támogatások kifizetéséhez szükséges feladatainak.

Az ellenőrzések során elkerüljük a Partnerekkel való személyes érintkezéseket. Ennek érdekében az ellenőrzéseket két részre bontva fogjuk végrehajtani, lesz egy távolról végrehajtott ellenőrzés (továbbiakban: távoli ellenőrzés) rész, és – amennyiben a körülmények lehetővé teszik – egy hely-színi ellenőrzés, ahol T. Partnereink megfelelő távolságot tartva és/vagy saját közlekedési eszközeiket igénybe véve felvezetik ellenőreinket az egymással egyeztetett helyszínekre, amelyek lehetnek mezőgazdasági területek, gyűjtési területek, gyártási helyszínek, raktározási terek egyaránt. A helyszíni ellenőrzésen a szükséges egyeztetések telefonon, vagy legalább 2 méter személyes távolságot megtartó megbeszélés során történnek meg.

A távoli ellenőrzés a kor adta lehetőségekkel élve távkommunikációban (telefonon és interneten) fog lezajlani, amikoris az ellenőr előre egyeztetett időpontban felhívja T. Partnerünket, és a hely-színi ellenőrzéshez teljesen hasonlóan végig megy a Biokontroll kérdéslistáján, ahol a kérdésekre adott válaszokat a jegyzőkönyvbe rögzíti. Kérjük, hogy a távoli ellenőrzés időtartamát ugyanúgy bocsájtsák rendelkezésünkre, mintha ellenőrünk a helyszínen tartózkodna!

A távoli ellenőrzési jegyzőkönyv tartalmazni fogja a távellenőrzés kezdő és záró időpontját. Az ezen idő alatt és az ellenőrrel egyeztetett időponton belül beérkezett dokumentum-másolatok, fotók, egyéb adott információk a távoli ellenőrzés részének tekintendők.

Amennyiben sor kerül helyszíni szemlére, akkor a helyszíni ellenőrzés kezdő és záró időpontját ugyancsak rögzíteni fogjuk a felvett ellenőri jelentésbe.

Tekintettel arra, hogy az ellenőr a helyszínen nem tud betekinteni az információ-szolgáltatás alapjául szolgáló dokumentumokba, számítógépekbe, adattárolókba stb. több írásbeli bizonyíték be-küldését fogja kérni, mint amit a korábbi helyszíni ellenőrzések során el szoktunk hozni. Kérjük, hogy az ellenőrzés előtt kézhez vett Értesítő levelünkben kijelölt ellenőr e-mail címére küldjék meg elektronikus formában a függelékben felsorolt dokumentumokat (ez az ellenőrzés megkezdésének előfeltétele), továbbá az Értesítő levélben felsorolt összes adatforrás legyen kéznél! El-lenőrünk azokból fog információt kérni és további dokumentumokat bekérni a távoli ellenőrzés során.

A Biokontroll fenntartja magának a jogot arra, hogy a járványveszély elmúltával végrehajtandó helyszíni ellenőrzés során ellenőrizze a távoli ellenőrzés során rendelkezésére bocsátott adatok valódiságát és a termelési helyszíneket.

A felesleges hiánypótlások elkerülése érdekében kérjük T. Partnereinket, hogy tegyék alkalmassá magukat (ha kell családtagot, tanácsadót igénybe véve) arra, hogy az ellenőrzés időtartama alatt e-mailezni tudjanak, szkennerrel, vagy (okos) telefonnal, elektronikus fényképezőgéppel képet tudjanak készíteni és azt elküldeni ellenőrünknek, aki a távoli ellenőrzést otthonából fogja végezni.

Az ellenőri jelentéseket az ellenőr küldi el azok lezárása és aláírása után szkennelve (lefotózva, stb.) T. Partnerünknek aláírásra, akitől kérjük, hogy az ellenőrzés végeztével azonnal (de legalább az ellenőrzés napján) aláírva, elektronikus formában (szkennelve, fotózva stb.) küldjék meg az ellenőrzést végző ellenőrünk e-mail címére. Amennyiben az ehhez szükséges technika nem áll rendelkezésre, akkor az ellenőrrel más hitelesnek tekinthető visszaigazolásban is megállapodhatnak T. Partnereink. Postai beküldést nem kérünk, ügyviteli rendszerünk általános elvei szerint az eredeti aláírással ellátott példányokat az aláírónak kell megőriznie.

A távoli ellenőrzés bizalmi jellege sokkal erősebb, mint a helyszínen végrehajtotté, ezért nyomatékosan felhívjuk a figyelmet arra, hogy a félrevezető adatok szolgáltatása, az adatszolgáltatás megtagadása – amibe az előzetesen, illetve az ellenőrzés során kért iratok, adatok is beleértendők – az EU ökológiai rendeletekbe ütköző jogsértés, amely az illetékes hatóság által elfogadott szankció-katalógusunk értelmében az ellenőrzési rendszerből történő kizárással járhat, annak minden jogkövetkezményével együtt (tanúsítvány visszavonása, vevők tájékoztatása, támogatás kamatos visszafizetése stb.).

Ellenőreink az ellenőrzési tervnek megfelelő ütemezésben fogják Önöket telefonon távoli és/ vagy helyszíni egyeztetés érdekében hívni! Kérjük, hogy legyenek feléjük bizalommal, együtt biztosan megoldják a felmerült akadályokat.

A Biokontroll fenntartja magának a jogot, hogy a rendkívüli helyzetre tekintettel T. Partnere jelenléte nélkül az ellenőrzési rendszerbe bejelentett mezőgazdasági területeken helyszíni szemlét tartson, mintát vegyen és az előírások be nem tartásának gyanúja esetén bizonyítékokat gyűjtsön és azok figyelembevételével intézkedéseket hozzon, illetve kezdeményezzen. Kértük, hogyha ezzel szemben ellenvetése van T. Partnerünknek, akkor azt a szerződésbontás érdekében legkésőbb 2020. március 31-ig jelezzék ezt. A később megtett ellenvetésre is szerződést bontunk, ha az a helyszíni ellenőrzést, mintavételt stb. megelőzi, ha a helyszíni ellenőrzés, mintavétel stb. már megtörtént, akkor annak eredményét a hatóság által jóváhagyott Eltérések értékelő listája (Szankciókatalógus) szerint értékeljük.

Nyomatékosan kérjük T. Partnereinket, hogy a távoli ellenőrzés Önökkel egyeztetett időpontjára küldjék meg a Függelékben megjelölt dokumentumokat kijelölt ellenőrünknek, hiszen annak hiányában az ellenőrzést nem tudjuk megvalósítani. Ebben az estben új időpontot kell keresnünk, amely a rendkívüli helyzetben ellehetetlenítheti a Biokontroll működését és az Ön, illetve más Partnerek időben történő ellenőrzését, tanúsítását hiúsíthatja meg. Az ilyen eseteket a szerződés 4. pontjának megsértéseként kezeljük, amely szerint: „Ha az előre egyeztetett ellenőrzési időpont lemondása az ellenőrzés napján történik, 90 900 Ft + ÁFA díj kerül kiszámlázásra”.

Felmerült kérdéseiket az info@biokontroll.hu email címre küldjék, ha feltétlenül szükséges, akkor ügyfélfogadási időszakban telefonáljanak, személyesen ne keressenek minket, senkit nem fognak irodánkban találni, mert a posta fogadás kivételével a járványveszély elmúlásáig áttértünk az otthoni munkavégzésre!

Kérjük Partnereink megértését, hiszen intézkedésünkkel elsősorban az Önök érdekeit kívánjuk szolgálni.

Összefoglalás: A Biokontroll a járványveszély ellenére az Önök támogató közreműködése esetén el tudja végezni ellenőrzési, tanúsítási és igazolási feladatait. Ezek alapja a távolról végzett dokumentáció ellenőrzés, amelyet kiegészít(het) személyes kontaktust nem igénylő helyszíni ellenőrzés is. A távellenőrzés nem végezhető el azoknak a dokumentumoknak a megküldése nélkül, amelyeket korábban is el szoktunk hozni T. Partnereinktől (lásd Függeléket), a többi, korábban megtekintésre elkért dokumentum az ellenőrzés során legyen kéznél, amelyekből a Biokontroll információt és szúrópróba-szerűen másolatot kérhet. Az együttműködés mindkettőnk és egyúttal közérdek is! Kérjük együttműködésüket!

Budapest, 2020. 04. 03.

dr. Roszík Péter
ügyvezető

Függelék

Ezeket a dokumentumokat kérjük a tevékenységeknek megfelelően aktualizálni és az ellenőrzés előtt elektronikus formában megküldeni a kijelölt ellenőrnek, amennyiben tartalmukban változás történt, vagy új dokumentum keletkezett előző ellenőrzés óta. (Korábban ezeket a dokumentumokat az ellenőrzés során hoztuk el):

Összes tevékenység esetén:

Éves adatközlő lap (amennyiben még nem került beküldésre)
F-202/203 Meghatalmazás céges vagy egyéni – Ökológiai üzemleírás (új tevékenység vagy hangsúlyos változás esetén)
F-302 Ökológiai üzemleírás pótlap (üzemleírás kiegészítése esetén)
F-202/203 Meghatalmazás céges vagy egyéni (új meghatalmazott esetén)
F-18 Bejelentkezési lap (új tevékenység esetén)
F-41 Vevők listája
F-280 Igénybe vett szolgáltatások, eszközök
F-84 Alvállalkozók listája
F-124 Nyilatkozat GMO mentességről
F-117 Reklamációk és panaszok nyilvántartása
F-239 Bejelentkezési lap alvállalkozók részére (új alvállalkozó esetén a megbízónál)

Minden mezőgazdasági termelő:

F-69 Beszerzett anyagok jegyzéke

Növénytermesztés:

F-15 Szokványos gazdálkodás kiegészítő adatlap 1.

Állattenyésztés:

F-347 Állatnyilvántartás
F-114 Szokványos állatállomány jegyzéke

Méhészet:

F-138 Nyilatkozat műlép értékesítésére
F-139 Nyilatkozat saját viaszból való feldolgozásra
F-125 Bejelentő lap (méhészet)
F-126 Kijelentő lap (méhészet)
F-127 Állatorvosi igazolás… (méhészet)

Vadon termő növények begyűjtése:

F-188 Személyi adatlap a gyűjtésben résztvevőkről
F-189 Tanúsítandó termékek listája – vadon termő növények begyűjtése
F-191 Területi adatlap
F-304 Felvásárlási helyek listája

Gombatermesztés:

F-105 Szokványos gombatermesztés kiegészítő lapja

Akvakultúra:

F-198 Szokványos akvakultúra kiegészítő adatlap 1.

Feldolgozás, kereskedelem, import, raktár, takarmánygyártás, kozmetikum:

F-86 Forgalmazott termékek listája
F-89 Beszállítók listája

Feldolgozás:

F-22 Terméklap

Borászat:

F-276 Ökológiai borászati terméklap
F-306 Ökológiai borászati termékek listája

Takarmánygyártás:

F-307 Takarmánygyártás terméklap