2020-03-19

KL-1/20 körlevél

Tisztelt Partnerünk!

Tekintettel a COVID-19 vírus járványügyi helyzetre, Partnereink és Munkatársaink egészségvédelme érdekében a Biokontroll az ellenőrzésekkel kapcsolatban a következő intézkedést hozta, amely segítségével biztosítani tudja – együttműködésük esetén – az ökológiai termékek forgalmazásához nélkülözhetetlen tanúsítást, eleget tud tenni az állam felé a támogatások kifizetéséhez szükséges feladatainak.

Az ellenőrzések során elkerüljük a Partnerekkel való személyes érintkezéseket. Ennek érdekében az ellenőrzéseket két részre bontva fogjuk végrehajtani, lesz egy távolról végrehajtott ellenőrzés (továbbiakban: távoli ellenőrzés) rész, és – amennyiben a körülmények lehetővé teszik – egy hely-színi ellenőrzés, ahol T. Partnereink megfelelő távolságot tartva és/vagy saját közlekedési eszközeiket igénybe véve felvezetik ellenőreinket az egymással egyeztetett helyszínekre. A helyszíni ellenőrzésen a szükséges egyeztetések telefonon történnek meg.

A távoli ellenőrzés a kor adta lehetőségekkel élve távkommunikációban (telefonon és interneten) fog lezajlani, amikoris az ellenőr előre egyeztetett időpontban felhívja T. Partnerünket, és a helyszíni ellenőrzéshez teljesen hasonlóan végig megy a Biokontroll kérdéslistáján, ahol a kérdésekre adott válaszokat a jegyzőkönyvbe rögzíti. Kérjük, hogy a távoli ellenőrzés időtartamát ugyanúgy bocsássák rendelkezésünkre, mintha ellenőrünk a helyszínen tartózkodna!

A távoli ellenőrzési jegyzőkönyv tartalmazni fogja a távellenőrzés kezdő és záró időpontját. Az ezen idő alatt beérkezett dokumentum-másolatok, fotók, egyéb adott információk a távoli ellen-őrzés részének tekintendők.

Amennyiben sor kerül a helyszíni egyeztetésre, akkor a helyszíni ellenőrzés kezdő és záró idő-pontját ugyancsak rögzíteni fogjuk a felvett ellenőri jelentésbe.

Tekintettel arra, hogy az ellenőr a helyszínen nem tud betekinteni az információ-szolgáltatás alapjául szolgáló dokumentumokba, számítógépekbe, adattárolókba stb. több írásbeli bizonyíték beküldését fogja kérni, mint amit a korábbi helyszíni ellenőrzések során el szoktunk hozni. Kérjük, hogy az ellenőrzés előtt kézhez vett Értesítő levelünkben kijelölt ellenőr e-mail címére küldjék meg elektronikus formában a függelékben felsorolt dokumentumokat (ez az ellenőrzés megkezdésének előfeltétele), az Értesítő levélben felsorolt összes adatforrás legyen kéznél! Ellenőrünk azokból fog információt kérni a távoli ellenőrzés során.

A Biokontroll fenntartja magának a jogot arra, hogy a járványveszély elmúltával végrehajtandó helyszíni ellenőrzés során ellenőrizze a távoli ellenőrzés során rendelkezésére bocsátott adatok valódiságát és a termelési helyszíneket.

A felesleges hiánypótlások elkerülése érdekében kérjük T. Partnereinket, hogy tegyék alkalmassá magukat (ha kell családtagot, tanácsadót igénybe véve) arra, hogy az ellenőrzés időtartama alatt e-mailezni tudjanak, szkennerrel, vagy (okos) telefonnal, elektronikus fényképezőgéppel képet tudjanak készíteni és azt elküldeni ellenőrünknek, aki a távoli ellenőrzést otthonából fogja végezni.

Az ellenőri jelentéseket az ellenőr küldi el azok lezárása és aláírása után szkennelve (lefotózva, stb.) T. Partnerünknek aláírásra, akitől kérjük, hogy az ellenőrzés végeztével azonnal (de legalább az ellenőrzés napján) aláírva, elektronikus formában (szkennelve, fotózva stb.) küldjék meg az ellenőrzést végző ellenőrünk e-mail címére. Postai beküldést nem kérünk, ügyviteli rendszerünk általános elvei szerint az eredeti aláírással ellátott példányokat az aláírónak kell megőriznie.

A távoli ellenőrzés bizalmi jellege sokkal erősebb, mint a helyszínen végrehajtotté, ezért nyomatékosan felhívjuk a figyelmet arra, hogy a félrevezető adatok szolgáltatása, az adatszolgáltatás meg-tagadása – amibe az előzetesen, illetve az ellenőrzés során kért iratok, adatok is beleértendők – az EU ökológiai rendeletekbe ütköző jogsértés, amely az illetékes hatóság által elfogadott szankció-katalógusunk értelmében az ellenőrzési rendszerből történő kizárással járhat, annak minden jog-következményével együtt (tanúsítvány visszavonása, vevők tájékoztatása, támogatás kamatos visszafizetése stb.).

Ellenőreink az ellenőrzési tervnek megfelelő ütemezésben fogják Önöket telefonon távoli és/ vagy helyszíni egyeztetés érdekében hívni! Kérjük, hogy legyenek feléjük bizalommal, együtt biztosan megoldják a felmerült akadályokat.

A Biokontroll fenntartja magának a jogot, hogy a rendkívüli helyzetre tekintettel T. Partnere jelenléte nélkül az ellenőrzési rendszerbe bejelentett mezőgazdasági területeken helyszíni szemlét tartson, és az előírások be nem tartásának gyanúja esetén bizonyítékokat gyűjtsön és azok figyelembevételével intézkedéseket kezdeményezzen. Kérjük, hogyha ezzel szemben ellenvetése van T. Partnerünknek, akkor azt a szerződésbontás érdekében legkésőbb 2020. március 31-ig jelezze.

Amennyiben T. Partnerünk és a kijelölt ellenőr a korábbi (helyszíni, személyes találkozásra épülő) ellenőrzési folyamatban állapodik meg, akadályt nem gördítünk, de a találkozás esetleges követ-kezményivel kapcsolatos felelősséget elhárítjuk!

Felmerült kérdéseiket az info@biokontroll.hu email címre küldjék, ha feltétlenül szükséges, akkor ügyfélfogadási időszakban telefonáljanak, személyesen ne keressenek minket, senkit nem fognak irodánkban találni, mert a posta fogadás kivételével áttértünk az otthoni munkavégzésre!

Kérjük Partnereink megértését, hiszen intézkedésünkkel elsősorban az Önök érdekeit kívánjuk szolgálni.

Budapest, 2020. 03. 19.

dr. Roszík Péter
ügyvezető

Függelék

Ezeket a dokumentumokat kérjük a tevékenységeknek megfelelően aktualizálni és az ellenőrzés előtt elektronikus formában megküldeni a kijelölt ellenőrnek, amennyiben tartalmukban változás történt, vagy új dokumentum keletkezett előző ellenőrzés óta. (Korábban ezeket a dokumentumokat az ellenőrzés során hoztuk el):

Összes tevékenység esetén:

F-19 Éves adatközlő lap (amennyiben még nem került beküldésre)
F-202/203 Meghatalmazás céges vagy egyéni – Ökológiai üzemleírás (új tevékenység vagy hangsúlyos változás esetén)
F-302 Ökológiai üzemleírás pótlap (üzemleírás kiegészítése esetén)
F-202/203 Meghatalmazás céges vagy egyéni (új meghatalmazott esetén)
F-18 Bejelentkezési lap (új tevékenység esetén)
F-41 Vevők listája
F-280 Igénybe vett szolgáltatások, eszközök
F-84 Alvállalkozók listája
F-124 Nyilatkozat GMO mentességről
F-117 Reklamációk és panaszok nyilvántartása
F-239 Bejelentkezési lap alvállalkozók részére (új alvállalkozó esetén a megbízónál)

Minden mezőgazdasági termelő:

F-69 Beszerzett anyagok jegyzéke

Növénytermesztés:

F-15 Szokványos gazdálkodás kiegészítő adatlap 1
F-297 Ökológiai üzemleírás – növénytermesztés

Állattenyésztés:

F-353 Ökológiai üzemleírás – állattartás
F-347 Állatnyilvántartás
F-114 Szokványos állatállomány jegyzéke

Méhészet:

F-138 Nyilatkozat műlép értékesítésére
F-139 Nyilatkozat saját viaszból való feldolgozásra
F-125 Bejelentő lap (méhészet)
F-126 Kijelentő lap (méhészet)
F-127 Állatorvosi igazolás… (méhészet)
F-201 Méhészet pótlap
F-296 Ökológiai üzemleírás – méhészet

Vadon termő növények begyűjtése:

F-188 Személyi adatlap a gyűjtésben résztvevőkről
F-189 Tanúsítandó termékek listája – vadon termő növények begyűjtése
F-191 Területi adatlap
F-299 Ökológiai üzemleírás – vadontermő
F-304 Felvásárlási helyek listája

Gombatermesztés:

F-294 Ökológiai üzemleírás – gombatermesztés
F-105 Szokványos gombatermesztés kiegészítő lapja

Akvakultúra:

F-295 Ökológiai üzemleírás – Akvakultúrás gazdálkodás (új tevékenység vagy hangsúlyos válto-zás esetén)
F-198 Szokványos akvakultúra kiegészítő adatlap 1.

Feldolgozás, kereskedelem, import, raktár, takarmánygyártás, kozmetikum:

F-86 Forgalmazott termékek listája
F-89 Beszállítók listája

Feldolgozás, kereskedelem, import, raktár, takarmánygyártás, kozmetikum:

F-86 Forgalmazott termékek listája
F-89 Beszállítók listája

Feldolgozás:

F-22 Terméklap
F-354 Ökológiai üzemleírás – feldolgozás

Borászat:

F-276 Ökológiai borászati terméklap
F-279 Ökológiai üzemleírás – borászat
F-306 Ökológiai borászati termékek listája

Kereskedelem:

F-356 Ökológiai üzemleírás – kereskedelem

Import:

F-355 Ökológiai üzemleírás – import

Takarmánygyártás:

F-298 Ökológiai üzemleírás – takarmánygyártás
F-307 Takarmánygyártás terméklap

Tömegétkeztetés:

F-313 Ökológiai üzemleírás – tömegétkeztetés

Raktár, kozmetikum:

F-20 Ökológiai üzemleírás – raktár, kozmetikum

 

Közlemények